Microsoft Word Mesclar

Como um editor para alguns boletins de notícias, eu escrevo para os leitores que escrevem ou realização de pesquisas de feedback. Um dos boletins recebe várias centenas de respostas a cada questão. Se isso soa esmagadora, a primeira edição só tem mais de 1000 respostas! Eu uso alguns métodos para manusear trabalhos de e-mail grandes e usar o que dependendo do humor. Este cobre direta do Word.

Qualquer um que tenha usado os recursos do Word de mesclagem de cartas e envelopes pode fazer isso usando o mesmo método de escolha "E-mail", como o tipo de documento em vez dos outros. Ele funciona de forma integrada com o Outlook. Embora, o arquivo de ajuda indica mail merge funciona com qualquer programa de e-mail compatível com MAPI.

Informações sobre fusão documentos do Word com aplicativos de e-mail, tais como Eudora, Mozilla e Pegasus é inexistente. Se você sabe alguma coisa, por favor, comente.

Aqui estão os passos para mala direta com o Word, Excel e Outlook feito no Office XP (2002):

Criar um modelo de carta de base com os elementos padrão encontrados em cada letra. Tais como a introdução, fechamento e talvez um parágrafo. Vamos chamar essa Template.doc.

Além disso, a maioria das pesquisas tem nome e sobrenome na mesma coluna, em vez de duas colunas separadas. Se este for o caso, uma vez que é neste exemplo, você pode dividi-la com este truque. Inserir cinco colunas em branco após a coluna Nome. Selecione a coluna Nome> Dados> Texto para colunas> Delimitado> Next> 'Tab' Untick e Tick 'Espaço'> Next> Finish> OK (para substituir colunas).

Entramos cinco colunas em branco porque algumas pessoas colocam nomes como John Doe JR, Jr., que ocupa cinco colunas. Melhor prevenir. Depois que é feito, você pode excluir as colunas extras. Dar as colunas os nomes corretos de título (nome, sobrenome).

Documento do Word aberto novo (sim, você pode usar um documento existente, mas eu prefiro mexer-se um novo do que um já existente).

Ferramentas> Cartas e correspondências> Assistente de Mala Direta

Em tipo de documento, marque "E-mail" Clique em "Next: documento inicial." Em Selecionar documento inicial, verificar "A partir de documento existente."

Selecione o genérico modelo de carta Template.doc aka. Se isso não está na lista, selecione "(Mais arquivos ...)" para encontrar o documento.

Clique em "Next: receipients Select".

Em receipients Selecionar, marque "Usar uma lista existente." Em Usar uma lista existente, selecione "Procurar". Procure o arquivo de Excel com os dados> clique em File> Open. Clique em OK> OK (você pode selecionar dados como linhas em branco para omitir da mala direta). Nota: Verifique se o Excel tem apenas uma guia em uso (planilha), caso contrário ele fica confuso.

Clique em "Next: Escreva sua carta." Adicione os campos na carta. Neste caso, vamos usar o "Nome". Adicione a partir da barra de ferramentas Mala Direta - é o ícone à esquerda de "Inserir Campo do Word". Para obter a barra de ferramentas, clique em Ferramentas> Cartas e correspondências> Mail Mostrar Mesclar Toolbar.

Clique em "Next: Visualize sua carta." Siga os passos com base em suas necessidades. Aqui é onde você pode personalizar cada letra. OU, você pode fazer o que faço. Tenho conjunto Outlook para que ele não irá enviar automaticamente nada. Neste caso, todos os e-mails vão na caixa de saída. Eu movê-los em RASCUNHOS onde eu personalizar cada um e clique em enviar, para que voltar para a caixa de saída pronto para ir.

Clique em "Next: Concluir a intercalação". (Com visualização) Aqui você pode testar para garantir que as mensagens aparecem corretamente, clique em "Editar cartas individuais."

Clique em "Next: Concluir a intercalação". (Sem visualização e enviar o e-mail). Aviso - quando você iniciar esse processo, ele envia os e-mails imediatamente. Ele não espera até que você clique em Enviar. Clique em "Mesclar para E-mail" ícone (o segundo da direita na barra de ferramentas Mala).

Ela vai pedir para a linha de assunto (veja notas abaixo) e você inserir a informação. Desde o "Mail formato" drop-down, selecione "texto simples" ou "HTML". [Nota: Se nada acontece ... Nenhuma mensagem de erro ... Os e-mails não saem ... tente selecionar "texto simples". Além disso, o Outlook deve ser o seu aplicativo de e-mail padrão.

Ao usar o "texto simples", você pode obter popups dizendo "Um programa está tentando enviar automaticamente um e-mail em seu nome ..." para cada e-mail enviado.] Você pode evitar que o Outlook de enviar os e-mails, vá em Ferramentas> Opções> Configuração de correio> Desmarque "Enviar imediatamente quando conectado". Se você puder fazer isso, então você pode personalizar cada e-mail, indo para a Caixa de saída e edição de e-mails. Se você não pode fazer isso, vá para o próximo parágrafo.

Se você cancelar no meio do processo, que vai continuar a enviar os e-mails que você fez de qualquer maneira, mesmo a um cancelado. Cancelar não tem significado no processo.

Não é um processo muito, mas há outras opções que funcionam melhor....